진행계기
유데미 프론트엔드 프로젝트 캠프를 통해 정말 좋은 사람들을 만났다. 그만큼 10주는 정말 짧았다. 아쉬움이 몰려왔지만 마지막 날 진행될 예정이었던 최종발표일만을 기다리고 있었다. 그런데 태풍예보가 들이닥쳤다. 부득이하게 최종발표일은 온라인으로 전환되었고, 많은 사람들과 제대로된 인사조차 하지 못했다. 그렇게 캠프가 끝나고, 우리 커뮤니티에 회식겸 모이자는 게시글이 올라왔다. 꽤나 많은 사람들이 모임에 동조했고, 각자의 아쉬움을 확인할 수 있었다. 그러다 한 모임 참여자에게 받은 카톡.
당시 나도 수강생들과 함께 진행하고 싶었던 프로젝트가 있었고 이런 모임도 주최할 겸, 회식도 진행할 겸 자리를 만들어 보는 것도 나쁘지 않겠다는 생각이 들었다. 그렇게 일명 클로징 세션을 진행하게 되었다.
기획과정
1) 브레인스토밍
세션에서 진행하고 싶은 컨텐츠들을 나열하고 어떤 식으로 진행해야 자연스러울지를 생각하며 시간에 따른 진행순서를 정립했다. 그리고 앞으로 준비해야하는 것들을 간단히 리스팅하고 다음날 바로 구체화하기 시작했다.
2) 기본정보 수집
- 워딩서치
- 대관장소 탐색 및 참여비 견적
- 수강생 인적조사
먼저 행사명을 있어보이게 짓는게 우선이라 생각했다. 이벤터스 사이트를 뒤지고 모임 관련한 구글링을 한 뒤, 클로징 세션으로 이름을 정했다. 그 뒤 대관장소를 찾기 위해 청년지원정책도 알아보고 스페이스 클라우드를 뒤지며 대략적인 가격과 밀집장소를 조사했다. 당시 뒤풀이 모임에 참여한다고 응답한 인원이 8명 정도였으므로 클로징 세션 참여인원을 15명 정도로 설정하고 적절한 위치를 선정하기 위해 수강생들의 전체적인 거주현황을 정리했다. 당시 수업 커뮤니티에 학생들이 기입해놓은 거주지를 바탕으로 대충 집계해보니 서울, 경기권 위주였고, 이를 기반으로 적절한 가격대의 장소를 물색했다. 결국 모임 장소를 강남권으로 잡고 참여비를 견적내었다.
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3) 피드백 반영 및 기획안 확정
기획안은 순전히 나 혼자서 수립한 것이었기에 제 3자의 의견이 필요했다. 우리 조장님, 커피챗에서 뵌 멘토님, 같은 수업을 들었던 수강생에게 의견을 구했다. 나름 체계가 있지만 세션 컨텐츠가 난이도가 높거나 텐션이 높아서 약간은 부담스러울 수도 있다는 피드백을 얻었다. 그래서 컨텐츠 각각 선택할 수 있는 권한을 부여하고 스터디 소개/리팩토링 회고와 같은 컨텐츠도 참여자가 주도하는 방식 대신 진행자가 주도하는 방식으로 전환하여 진입장벽을 낮추었다. 최종적으로 기획안이 완성되었다.
4) 세션홍보
기획안을 완성하고 본격적으로 모집을 진행하기 위해 간단히 포스터를 만들었다. 당시 수업이 ZEP이라는 가상현실 공간에서 진행되었기도하고, 내가 꾸몄던 캐릭터가 나름 특색이 있었다. 그래서 배경색상은 ZEP에서 따오고 중간에 내 캐릭터를 삽입해 간단히 포스터를 만들었다. Q&A를 받고 수강생 단톡방을 만드는 겸 오픈채팅방을 만들고 기획안 내용도 정리하여 포스터랑 함께 내부 커뮤니티(Slack)에 업로드했다.
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5) 단톡방 운영
- 공지/Q&A정리
- 챗봇활용(인삿말, 리마인드)
- 투표진행
- 참여비 수금
참여자들과의 원활한 소통을 위해 단톡방에 카톡은 최대한 적게 보내야한다고 생각했다. ( 알림해제를 방지하고자.. ) 그래서 게시판에 공지, Q&A 내용을 정리하고 챗봇을 활용해 이를 리마인드 해주었다. 챗봇이 좋았던게 인사도 간단히 해주면서 공지내용까지 같이 첨부가 가능했다.
이후 세션의 세부진행을 확정하기 위해 거주지 등에 대한 투표, 대관을 위한 수금을 진행했다. 매번 진행상황을 확인하고 리마인드 시켜주는게 은근히 귀찮은 일이었지만, 나름 뿌듯했던 것 같다.
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6) 장소확정 및 대관/예약
- 장소서치
- 사전답사
- 대관 및 예약
가장 중요한 세션장소와 회식장소를 예약하기 위해 같은 팀원에게 의견을 구했다. 하지만 모두 처음 알게된 장소였기에 조금 불안한 마음에 혼자서 후보지로 사전답사를 갔다. 세미나룸은 사장님께 먼저 전화를 드리고 찾아갔는데 생각보다 너무 좋아서 만족스러웠다. 빔프로젝트 대여도 요청드리고 가벼운 발걸음으로 나왔다. 예상대로 당시 금요일(세션도 금요일)이었기에 사람들이 바글바글했다. 이를 어느정도 감안하고 신분당선 쪽으로 회식장소를 찾은게 신의 한수였다. 치킨집에도 직접 방문해 사장님께 단체예약 요청을 드리고 집으로 복귀했다.
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향후 계획
- 세션자료(ppt, 포스터) 만들기
- 만족도 조사 폼 만들기
- 진행 시뮬레이션 하기
- 인원변동에 따른 참여비 환급
대충 기본적인 준비가 끝났다. 이제 이번주 금요일에 있을 세션을 위해 진행용 ppt를 만들고, 본 세션에 대한 피드백을 받기 위해 구글폼을 만들 계획이다. 당연히 세션진행 시뮬레이션도 해보면서 긴장을 덜 수 있도록 노력해야겠다. 또 몇일사이 생각보다 참여인원이 더 늘었다. 세션당일에 차액을 참여자들에게 환급해줄 수 있도록 미리 준비해놔야겠다. 그럼 화이팅!
