많은 조직에서 "문서화가 필요하다"는 얘기는 듣지만, 막상 어디서부터 시작해야 할지 몰라서 멈칫하는 경우가 많습니다. 특히, "무슨 문서가 필요한지조차 모르겠다"는 막막함은 누구에게나 익숙할 수 있어요.
이 글에서는 그런 상황에서 유용하게 사용할 수 있는 간단하지만 효과적인 방법들을 정리했습니다. 복잡한 컨설팅 보고서보다 실전에서 당장 써먹을 수 있는 것들 위주로 소개드릴게요.
무엇이 필요한지 모를 때, 유용한 접근법들
1. "빈 문서 질문법" (Blank Page Test)
"지금 아무 문서도 없는 상태라면, 어떤 문서가 없어서 일을 못 하겠다고 느낄까?"
A4 용지 한 장을 팀원들에게 나눠주고 이렇게 물어보세요:
"이 회사에 처음 왔는데, 이게 없어서 너무 불편하거나 위험할 것 같은 문서는 뭐라고 생각해요?"
답변을 모으면 자연스럽게 업무 중단 리스크가 있는 문서, 온보딩 시 꼭 필요한 정보, 반복적으로 물어보는 것들이 정리됩니다.
2. 5가지 질문 프레임워크
부서장이나 실무자에게 아래의 질문을 던져보세요. 이건 내부 프로세스를 들여다보고 어떤 문서화가 필요한지 파악하는 데 큰 도움이 됩니다.
- 우리는 어떤 방식으로 결정을 내리나요?
- 반복되는 일이 있다면, 누가 어떻게 처리하나요?
- 일을 하다가 문제가 생기면, 어떻게 대처하나요?
- 누가 무엇을 책임지고 있는지 모두 알고 있나요?
- 이 회사에서 ‘지켜야 하는 룰’이 문서로 정리되어 있나요?
이 답변만 모아도 '거버넌스 문서의 핵심 뼈대'가 됩니다.
3. 업무 일지 분석
임의의 팀원 2~3명에게 일주일 간의 업무 일지를 받아보세요. 그리고 다음 항목들을 체크해 보세요:
- 반복적으로 하는 업무는?
- 누군가에게 자주 물어보는 일은?
- 기준 없이 각자 다르게 처리하는 일은?
이런 항목들은 문서화 대상 1순위입니다: 업무 매뉴얼, 가이드, FAQ, 체크리스트 등으로 발전할 수 있죠.
4. 문서 목적 매트릭스 (초간단 진단표)
| 질문 | 해당된다면 필요한 문서 예시 |
|---|---|
| 업무마다 방식이 다르고 말이 엇갈리나요? | 업무 프로세스 매뉴얼 |
| 누가 어떤 권한을 가졌는지 불명확한가요? | 위임전결 규정, 조직 R&R 문서 |
| 실수나 사고가 반복되나요? | 체크리스트, 리스크 대응 매뉴얼 |
| 법적/윤리적 문제가 우려되나요? | 컴플라이언스 정책, 정보보안 규정 |
| 신규 입사자가 바로 적응 못하나요? | 온보딩 매뉴얼, 인사정책 |
참고자료: 질문 리스트, 인터뷰 템플릿, 문서 양식 예시
[1] 문서 필요성 진단 질문지 (팀원용)
- 이 회사에서 처음 일을 시작할 때 가장 혼란스러웠던 점은?
- 반복적으로 물어보거나 참고해야 했던 정보는?
- 내가 주로 사용하는 문서가 있다면, 그 목적은?
- "이게 문서로 있었으면 좋겠다"고 생각한 순간은?
[2] 인터뷰 템플릿 (팀장/리더용)
- 귀하의 팀에서 반복적으로 발생하는 일은 무엇인가요?
- 의사결정이 필요한 상황에서는 어떻게 처리되나요?
- 새로운 팀원이 들어오면 어떤 식으로 업무를 인계하나요?
- 본인의 역할/권한과 관련해 문서로 정리되었으면 좋겠는 부분은?
[3] 간단한 문서 양식 예시
[업무 프로세스 매뉴얼 템플릿]
- 목적:
- 적용 범위:
- 책임자:
- 프로세스 단계:
- 단계명 - 설명
- 단계명 - 설명
- 참고자료/양식:
[체크리스트 템플릿]
- 문서 제목:
- 사용 목적:
- 체크리스트 항목:
마무리: 필요한 건 "거대한 계획"보다 "작은 질문"
지금 단계에서는 어떤 문서가 필요한지를 "결정"하는 게 아니라, "드러나게 하는 것"이 목표입니다. 오늘 팀원들에게 위의 질문 하나만 던져보세요. 그 순간부터 변화가 시작될 거예요.
요약
| 구성 요소 | 설명 |
|---|---|
| 빈 문서 질문법 | “지금 아무 문서도 없다면 무엇이 없어서 불편할까?” 질문을 통해 핵심 니즈 추출 |
| 반복 질문 파악 | 자주 묻는 업무/정보 → 문서화 우선순위 높음 |
| 업무 흐름 인터뷰 | 팀원들이 실제 반복하거나 혼란스러워했던 업무 파악 |
| 문서 목적 식별 | 문서를 왜 필요로 하는지, 목적 기반으로 유형 분류 |
| 카테고리화 및 정식 명명 | 도출된 항목을 구조화하고 정식 문서 이름으로 정리 |
