비즈니스 이메일의 구성
- 3단구성 (Introduction - Body - Closing)
- 제목 작성
- 인사말과 결구
- 도입부와 맺음말
- 주제 개수
- 문단 활용
Dear / Hello / Hi --- 인사말
Thank you for ... 도입부
- Good news/Badnews
- Requests, Apologies, Opinions 본문
- Attachment
I look forward to... 맺음말
Sincerely, 결구
Tom Blake 이름
Project Development Team
Sejong Entertainment 소속
제목이 곧 용건
- 제목은 신문의 헤드라인이다.
- 수신자가 내용을 대충 짐작할 수 있도록
- 구체적일수록 효과적, 그러나 간결하게.
- 눈에 띄는 제목 선택
- 수신자가 쉽게 파악할 수 있도록 주제 제시
- 필요한 만큼 단어를 적되 10개 미만으로
- 완벽한 문장 대신 구로 작성
- 불필요한 관사는 생략 가능
Rule 1: 영어식 제목 작성의 기본 원칙
- 첫단어 / 마지막 단어의 첫 철자는 항상 대문자
- (대)명사, 형용사, 동사, 부사는 첫 철자 대문자
- 관사, 전치사, 접속사, to부정사의 to는 소문자
- 단, 위 항목도 6글자 이상이면 대문자(예 : Between)
The Cat in the Hat
How to Land Your Dream Job
The Difference Between Two Different Words
Rule 2 : 첫 단어와 고유명사의 첫 철자만 대문자
인사말과 결구는 공식대로.
- 이메일은 비즈니스 레터보다 가볍게.
인사말(Salutation)의 호칭
- 격식을 갖춘 이메일은 Dear 다음에 Mr.나 Ms. 쓰고 성을 쓴 후 콜론(:) -> Dear다음에 쉼표 없다.
Dear Mr. Jenkins:
- 여성은 미혼/기혼 모두 무조건 Ms. 사용.
- Mr/Ms 대신 Professor(Prof.)/Dr. 등도 사용 가능
- Prof. 같은 줄임말은 동료 사이에서 사용. 학생이 교수한테 쓸 때는 Professor
- 수신자의 이름을 모르면 직책이나 상호 사용
- 수신자에 대한 정보가 없을 때 사용 가능한 표현 - 관계자께 To Whom It May Concern:
Dear Professor Jenkins:
- 친근한 관계의 수신자에게는 Hi나 Hello를 쓴 다음 성을 뺀 이름을 쓰고 콤마(,)
Hi John,
결구는 관계/업부 성격에 따라 선택
- 친한 사이의 결구
- Regards,
- Best regards,
- 친근감있는 결구
- Sincerely,
- 격식을 갖춘 결구
- Respectfully,
도입부는 친절하게, 맺음말은 긍정적으로
-
상대방의 메일에 대한 답장인 경우, 일단 받은 메일에 대한 감사 표현부터.
Thank you for your e-mail yesterday. -
맺음말은 긍정적이고 미래지향적으로
We look forward to hearing from you.
Good luck on your future endeavors.
메일 하나에 한 주제만, 문단을 활용
- 문단의 첫 문장은 주제 문장으로.
Passive vs Active
- 일반적인 글쓰기에서 능동태를 선호, 권장한다 : 내용 전달 명확, 직접적
-> Make a New Friend Today.
What is more important?
-
the agent of the action -> Active voice
-
the action ifself / the recipient of the action -> Passive voice
-
to draw attention to the agent -> Active voice
-
to draw attention away from the agent -> Passive voice
보통 passive voice의 경우 상황 설명, 규칙, 법률, 예민한 내용에 대해 행위자를 들어내지 않아야 할 때.
Batteries are not included.
Smoking is not permitted in the building.
I was told that there would be a special sale.
I was not informed regarding the details.
Employees are not permitted to be under the influence of alcohol during working hours.
