효율적인 회의란?

RUNGOAT·2023년 4월 9일
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📖 회의란 무엇인가

팀원들과의 소통을 통해 팀의 목표를 확인하고 업무에 필요한 정보를 공유하며, 의사결정을 빠르게 진행하는 중요한 업무

  • 중요한 본질은 '회의를 참여한 모든 사람들의 소중한 시간과 업무 성과의 리소스를 모으는 것'이다.

🔑 효율적인 회의를 위해서는 어떤 요소들이 필요한가


1. 명확한 회의 주제 공유

회의 발의자는 회의를 주최하기 전에 회의 목적에 대해 제대로 설정하고 진행할 수 있어야 한다.

  • 회의 목적에 맞는 범위 내에 아이디어를 공유하는 것이 시간과 팀원들의 에너지를 아낄 수 있다.
  • 따라서 회의 발의자는 회의 주제와 목적을 명확히 공고해 팀원들이 필요한 정보 내에 정확한 준비를 해올 수 있도록 해야 한다.

2. 회의에 참여하는 인원에 대한 고려

회의의 목적을 이해하고 있는 의미 있는 커뮤니케이션을 할 수 있는 인원을 모으는 것

  • 가령, '발의된 내용에 의사결정을 할 수 있는 자, 배경지식에 대해 정확히 알고 있는 자, 해당 의사결정으로 업무에 영향을 미치는 자'가 있다.
  • 회의에 참석하고 싶은 모든 팀원들을 받아줄 경우, 활발한 회의가 진행될 수도 있지만 관련 배경지식이 없는 인원이 있을 경우 정리되지 않은 의견들로 인해 의사결정의 어려움에 직면할 수 있다.

3. 회의를 통해 얻을 산출물 공유

발의자는 회의 시작 전에 회의를 통해 얻어내고자 하는 산출물을 공유해 참여자들에게 회의 배경과 과정에 대해 설명해주는 것이 좋다.

  • 발의자 뿐 아니라 참여자도 산출물에 대해 같이 고민할 수 있는 방향으로 진행하는 것이 좋다.
  • 얻어갈 산출물이 없는 미팅은 회의의 목적에 대해 관철시키지 못하는 방향으로 흘러가 주제에 대한 논지를 흐리게 된다.

4. 회의 과정, 안건 설정과 진행, 그리고 타임 박싱

발의자는 회의의 목표와 관련해 한 방향으로 나아갈 수 있도록 해야 한다.

  • 목적 달성과 산출물을 위해 회의 참여자들과 어떻게 커뮤니케이션을 진행해야 하는지(안건 설정)
  • 회의에 맞지 않는 이야기가 나올 경우 깔끔하게 정리(목적 주지)
  • 모든 참여자가 회의에 집중할 수 있도록 환경 정리(외부 요소, 잡담 차단)
  • 회의 진행에 시간을 선정해 회의시간을 최대한 넘어가지 않게 진행(타임 박싱)

5. 회의 참여자들의 역할

📢 🙋‍♂️ 회의 발의자 - 회의 본질 분석/공유, 시간과 이야기 정리

회의의 목표와 주제를 명확하게 분석한 다음, 참여자들과 공유하고 회의에 적절한 분위기를 형성하는 것
회의 주제를 벗어나는 이야기는 과감히 정리하고, 목표시간을 넘길 경우 대화를 중단시키는 것

  • 회의 시작 전까지 회의를 진행하는 배경과 목적, 이를 통해 얻어갈 산출물, 회의에 필요한 인원, 안건, 예상 소요 시간 등을 철저히 준비하고 정해진 시간 안에 회의를 잘 마칠 수 있도록 한다.
  • 화이트보드에 회의 안건과 종료 시간을 적어놓고 시작한느 습관을 들인다면 참여자들의 회의 참석률을 높임으로써 효과적으로 작용한다.
  • 이로 인해 회의에 대한 정보를 참여자들에게 정확하게 전달함으로써 참여자들의 집중과 제대로 된 회의 사전 준비를 이끌어낼 수 있다.

🙋‍♀️ 회의 참여자 - 회의에 대한 온전한 집중

회의에 상관없는 소음은 줄이고 안건에 맞는 아이디어를 공유하는 회의에 대한 온전한 집중을 하는 것

  • 모든 회의 참여자와 공유할 이야기가 아니라면 회의 때 개인적인 이야기는 지양하는 것이 좋다.

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