스타트업이 겪는 커뮤니케이션 이슈

임직원 수가 300여 명, 5천여 명인 대기업을 경험해 봤습니다.
지금은 50명 이하의 스타트업에 다니고 있습니다.

각기 다른 규모의 조직에 있어보니,
조직 규모가 구성원 간 커뮤니케이션을 결정짓는 요인이 아니라는 생각이 들었습니다.

저는 몇 번인가 커뮤니케이션을 잘 하지 못했습니다.
같은 단어를 사용하더라도 상대와 내가 뜻하는 바가 달라서 생긴 문제였습니다.

A 자료를 참고해서 자료를 만들어달라는 요청에 엉뚱한 B 자료를 참고했던 적이 있습니다.
이직 후 use case의 의미가 산업에 따라 다를 수 있음을 너무 늦게 알아버린 적도 있습니다.

이러한 문제는 소통에 더 주의를 기울임으로써 예방할 수 있다고 생각합니다.
A 자료가 어느 공유 폴더에 있으며, 언제 사용했는지, 혹은 10~20% 작성했을 때 확인을 요청할 수 있었습니다. 내가 찾은 use case의 예시를 빠르게 공유하여 의미 차이를 좀 더 일찍 알 수도 있었습니다.

그런데 스타트업에서 겪는 커뮤니케이션 문제는 결이 조금 다른 것 같습니다.
업무 과정에서 정보 전달 자체가 잘되지 않는 문제가 발생합니다.
1인당 다양한 업무를 맡고 있으며 그마저도 수시로 바뀌고 갑작스러운 이슈에 대응해야 하는 등,
업무량 대비 절대적 인력이 부족하기에 겪는 문제입니다.

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최근, 제가 속한 조직이 바로 이러한 어려움을 겪고 있습니다.

원인을 몇 가지 살펴보자면 다음과 같습니다.
1. 물리적으로 많은 업무량을 2주의 기한 내에 마무리해야 함
2. 한 건의 업무를 처리하기 위해 고객과 수시로 소통해야 함
3. 기존 업무 진행을 위해 이 이슈를 처리하는 과정에서 각자의 역할이 수시로 바뀜

현재 3번 원인이 가장 큰 소통 방해 요소입니다.
인력 부족이 이를 해결하는 근본적인 방법일 수는 있으나 즉각 채용 및 투입은 현실적이지 못합니다.
저는, 서로 직접 소통할 여력이 부족한 만큼 간접 소통으로 문제를 완화해야 한다고 생각합니다.
소통을 도울 수 있는 도구를 적극 사용해야 한다는 의미입니다.

맡은 역할이 수시로 바뀌기에 메신저를 통한 1:1 인수인계는 위태로운 방법입니다.
그래서 구글 드라이브를 통한 아카이빙(archaiving) 즉, 일지 기록을 제안합니다.

사실 지금도 조직에서는 구글 드라이브를 잘 이용하고 있습니다.
대기업의 IT 인프라를 갖추지 못한 소규모 기업에게는 정말 유용한 도구입니다.

담당자가 수시로 바뀌고 상황이 급변하는 이슈에도 이 도구가 도움이 될 수 있습니다.
일지의 형태로 작성자, 시각, 주요 사항을 기록함으로써 여러 번 소통해야 할 일을 하나로 줄일 수 있습니다.

하루를 마무리하며 이 일지 내용을 함께 공유하는 것도 좋은 방법입니다.
누군가 미처 확인하지 못한 바를 공유할 수 있고, 기록을 바탕으로 업무처리 방법을 개선할 수 있습니다.

새로운 유형의 커뮤니케이션 이슈를 경험한 것은 그 보완 방법까지 생각해 보는 계기가 되었습니다.
너무 바쁜 것은 싫지만 제안한 방법을 실행해 볼 때가 반드시 올 것입니다.
그때 남길 후기가 벌써 기대됩니다.