엑셀 안에서 목록으로 작업할 때 사용할 첫번째 도구에 대해서 배워보자.
이 도구는 목록에서 가장 흔히 사용되는 도구일 수도 있다.
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목록(list)의 목적?
데이터를 보관하기 위해서
ex)
직원 기록들을 보관할 장소가 필요해서 목록에 보관했다. -
왜 데이터를 보관해야 되는가?
데이터를 나중에 찾기 위해 보관하는 것이다.
목록의 최종 목적은 데이터로 작업을 할 수 있게 하는 것이다.
그리고 데이터를 쉽게 찾게하게 하기 위함이다.
데이터를 찾기 위한 효과적인 방법들
데이터를 찾기 위한 가장 효과적인 방법 중 하나는 데이터를 잘 정리해서 목록을 정렬하는 것이다.
특정 기록을 쉽게 찾기 위해 목록을 정렬할 예정이다.
- 목록을 어떻게 정렬해야 목록이 이해하기 쉽게 보여서, 데이터를 찾기 쉬워질까?
이 열 헤더들을 봤을 때, 어떻게 정렬해야 데이터를 찾기 쉬울까?
무엇을 찾는지에 따라 다르다고 생각할 것이다.
ex)
특정 직원을 찾는다고 하면?
사람 last name을 기반으로 목록을 정렬해보자.
그래서, 목록을 정렬해서 성이 A~Z까지 정렬되게 만들었다.
이제 이 목록을 보고 특정 성을 가진 특정 직원을 찾을 수 있다.
ex)
특정 구역에서 일하는 직원을 찾고 싶다면?
Location을 기반으로 정렬하자!
즉, 무엇을 찾는가에 따라 거기에 적합한 정렬 방식을 선택하면 된다.
전화번호부가 정렬되어 있지 않다면, 내가 원하는 번호를 찾는데 일일히 확인해야 되기 때문에, 엄청난 시간이 걸릴 것이다.
그래서, 우리가 찾기 쉬울 수 있도록 목록을 정렬하는 것이다.
목록을 정렬하는 방법
빠른 정렬 = 단일 기준 정렬
Last Name 열을 정렬하고 싶다.
그렇다면, Last Name 열의 아무 이름이나 셀을 클릭하자.
셀을 클릭한 다음에, 데이터 탭을 확인하자
밑줄 친 2개의 옵션이 빠른 정렬이다.
그냥 마우스 오른쪽쪽 버튼 누르고, 정렬 옵션 클릭하는 게 더 쉽다.
단일 기준 정렬은 딱 하나의 열을 기반으로만 정렬했다. 이번에는 하나 이상의 기준을 가지고 정렬하는 방법에 대해서 알아보자.
다수 기준 정렬
이번에는 단순히 Last Name만을 기반으로 정렬하는 것이 아니라, First Name을 기반으로도 정렬을 하고 싶다.
이번에도 여러 개의 열을 기반으로 정렬할 것이기 때문에, 목록 안에만 있다면, 어느 열을 선택하든 상관이 없다.
정렬할 목록 안의 아무 셀을 클릭한 다음에, 데이터 탭을 확인하자
현재 정렬기준이 Last Name 하나 있는 것을 볼 수 있다.
이제 두번째 정렬 기준을 세워보자.
기준 추가를 클릭하고 First Name을 추가하자.
결과값을 봤을 때는 First Name으로는 제대로 정렬되어 있지 않은 것같다.
일단, 최초 정렬 기준인 Last Name으로 정렬되어 있다. 그리고 그 결과값을 바꾸기 않는 선에서 First Name을 정렬한다.
ex)
Berwick이라는 동일한 Last Name이 나오면, 그룹이 생성된다.
그리고 그 안에서 First Name을 기반으로 정렬한다.
Elaine => Sam
다수 정렬할 수 있는 최대 횟수
Excel 2007 버전부터 총 64개의 정렬 기준을 사용할 수 있게 되었다.
하지만, 일상에서는 2~4개의 기준을 최대치로 사용한다.
왜냐면, 그 이상을 사용할 일이 없기 때문이다.
사용자 지정 정렬
단순 정렬로는 원하는 정렬값을 얻지 못할 때 사용한다.
Month열을 월별로 정렬하고 싶다면, 단순 정렬로는 안 된다. 이럴 때 사용할 수 있는 것이 사용자 지정 정렬이다.
정렬하고자 하는 목록 중에 아무 셀이나 클릭한 뒤에, 데이터탭을 클릭한다.
사용자 지정 목록을 선택하면, 다음과 같은 목록이 뜬다.
어떤 버전이든 가장 많이 쓰이는 4가지 정렬 방식은 기본적으로 제공된다.
여기서 원하는 정렬 방식을 클릭해주면 된다.
시트 빨리 이동하기
다수의 시트를 보유하고 있는 큰 문서에서 다른 시트로 이동하기 쉬운 방법이다.
=> 시트창에 양 방향 화살표가 있다. 어떤 것이 됐든지 그냥 화살표에서 마우스 오른쪽 버튼 클릭을 해주면 시트 리스트가 뜬다.
- 자료 출처
이 글은 Udemy의
"업무 효율을 극대화할 수 있는 핵심 Excel 활용법 "
"Microsoft 엑셀 데이터 분석 및 대시보드 보고 "
"Microsoft 엑셀 매크로 (Macros) 및 VBA 완벽 마스터 "
들을 학습하고, 정리한 내용입니다.
내용을 퍼갈 시에는 출처에 첨부하시기 바랍니다.
